Como aplicar os KPIs na sua equipe de vendas? [3 tipos para analisar a performance]

Ter uma equipe de vendas que saiba atuar de forma otimizada é uma das estratégias mais importantes para quem deseja fazer sua empresa crescer. As vendas, e o pós-venda, constituem a etapa final de todo o processo empresarial, por isso devem receber máximo foco.

Com toda a tecnologia presente no mundo atual, especialmente no universo das empresas, muitas tarefas que antes feitas por pessoas foram delegadas às máquinas e aos programas de computador.

No entanto, a arte de simplesmente argumentar com o cliente acerca de uma demanda ainda é um trabalho muito sutil, que requer o elemento da humanidade. Por isso, uma equipe de vendas bem treinada é capaz de render de forma proporcional às ferramentas tecnológicas que atuam em outras áreas da empresa.

Os critérios de performance valem para todos os tipos de equipe de vendas, que são as funcionais, as interfuncionais, a equipe de solução de problemas, a autogerida, a equipe de projetos e a força-tarefa.

O contexto da empresa, funciona através de métricas, isto é, parâmetros que medem o sucesso de suas atividades. No caso, os KPIs são usados.

Visto que a equipe de vendas faz parte e, na maioria das vezes, é decisiva para que uma empresa seja bem-sucedida, aplicar os KPIs ao seu desempenho é essencial para monitorar essa parte do processo.

Muito do que se faz em um ambiente de empresa tem a ver com medidas e análises. Quanto mais a equipe de vendas passar por análise, melhor será sua performance ao longo dos tempos. A tendência é a criação, manutenção e evolução de uma genuína “máquina” humana de vender.

Qual o tipo de equipe de vendas do seu negócio?

Antes mesmo de buscar aplicar os KPI’s em sua equipe de vendas, de forma a mensurar seu nível de desempenho e bolar estratégias de melhora, é importante verificar em qual categoria a sua equipe se encaixa.

Equipe de vendas funcional

De todos os tipos de equipe de vendas, esta é a mais tradicional e fácil de encontrar nos ambientes empresariais. A característica de uma equipe funcional são as decisões centralizadas na figura de um líder.

Os liderados, exercem funções iguais. Atualmente, nesse tipo de equipe é possível que os liderados colaborem com o gestor em ideias e estratégias, mas isso depende da cultura de cada empresa.

Equipe de vendas interfuncional

Na equipe interfuncional, a hierarquia não é centralizada na figura de um gestor, mas sim distribuída entre os vários membros do time, com decisões tomadas em grupo. Mas os funcionários deste tipo de equipe exercem funções diferentes, que se integram e interconectam.

Nas equipes de vendas interfuncionais, a colaboração no trabalho é vital para que ela se mantenha em funcionamento. Por conta dos funcionários de perfis e funções diversas, é um ambiente próspero para o surgimento de ótimas ideias.

Equipe de soluções de problemas

Hoje em dia, o estudo das métricas e análise das mesmas, bem como a criação de estratégias é tão valorizado nas empresas que existem equipes inteiras criadas para monitorar, relatar e criar soluções para qualquer problema que surja.

O processo empresarial pode soar perfeito na fase de estratégia, mas é na execução diária das tarefas que os problemas aparecem. Logo, a equipe de soluções de problemas é excelente para descobrir quais são os gargalos e construir planos para que sejam sanados.

Porém, vale ressaltar que essa equipe não implementa as soluções, apenas informa cada setor de como as pôr em prática.

Equipe Autogerida

Como o próprio nome sugere, nesse tipo de equipe é desnecessária a atuação do gestor, isto é, de um líder. Os próprios membros delegam tarefas e se monitoram, de maneira que um ambiente de colaboração é instaurado.

Em uma equipe de vendas autogerida, é preciso que todos os membros ajudem uns aos outros e tenham elevado senso de responsabilidade, já que não há um líder que cobre a realização de tarefas.

Equipe de projetos

A equipe de projetos funciona de maneira semelhante ao da solução de problemas, no sentido de que é uma reunião de pessoas cujo propósito é planejar e criar. Mas a semelhança termina aí.

A equipe de projetos é um time multidisciplinar, feito para “tirar do papel” projetos específicos, e uma vez que o eles forem concluídos, a equipe se desfaz.

Equipe de força tarefa

A equipe de força-tarefa é parecida com a de solução de problemas, mas enquanto esta possui uma função perene na empresa, a de força tarefa tem caráter emergencial. Quando ocorre um imprevisto que gera um problema sério na empresa, essa equipe entra em ação para resolvê-lo o mais rápido possível.

É um tipo de equipe cujos membros são profissionais experientes, acostumados a aplicar soluções rápidas, sem perda de tempo.

O que são os KPIs e como podem ser utilizados numa equipe de vendas?

Para que uma equipe de vendas tenha sucesso, é preciso que haja estudo e planejamento por trás dela. Visto que os KPIs são a melhor forma de medir o desempenho geral de uma empresa, aplicá-los ao setor de venda deve ser visto como uma obrigação, como mais uma fração do processo empresarial.

Por que KPIs são tão valiosos? Os KPIs se tratam dos parâmetros usados para mensurar o crescimento de uma empresa. São critérios padronizados e podem ser utilizados em empresas de todos os ramos, de todos os portes. Só isso já demonstra o tamanho de sua utilidade.

Tipos de KPIs e para que servem

Outra característica dos KPIs é a sua abrangência, o que faz deles critérios vitais para medir o sucesso da empresa inteira, justamente por se desdobrar em critérios que medem a performance de cada aspecto do empreendimento.

Veja a seguir quais são os tipos de KPI e qual é a sua utilidade no contexto empresarial.

Indicadores primários

Os KPIs primários são mais abrangentes, mais gerais, e por isso tratam de medir os níveis de retorno por investimento, custo por lead, receita, taxa de conversão, entre outros. Esses são os objetivos de qualquer empresa, de forma que atinjam solidez no mercado e crescimento progressivo.

Indicadores secundários

Já os KPIs secundários são as ramificações dos primários, e precisam ser medidos para análises mais detalhadas. Por exemplo, se o KPI primário é o custo por lead, o secundário mede esse custo por cada etapa do funil de vendas.

Também contam como KPIs secundários os números de visitas ao blog em um tempo determinado, a taxa de crescimento de leads, preço médio a cada transação, e muitos outros.

Indicadores de uso ou aplicação

Por fim, os indicadores de ação não podem ser considerados KPIs em si, mas sim utilizados para chegar até esses medidores; eles dão a base necessária. Alguns exemplos são páginas mais visitadas, palavras-chave mais pesquisadas, tráfego, ranking da página e quantidade de leads.

Como definir um KPI?

Uma vez que os KPIs podem ser tão abrangente quanto específicos, é preciso saber como defini-los. É possível fazer isso com três ações simples.

A primeira é estabelecer um objetivo claro para cada KPI. O critério para o objetivo deve ser com base em uma quantidade mensurável e um prazo definido. Por exemplo, a quantidade de visitas a um site dentro de um mês.

Como definir um KPI
Fonte/Reprodução: original

Leia também: O que é Spin Selling e como usar essa estratégia?

A segunda ação se refere a identificar os dados. É preciso ver quais são os dados que ajudam a verificar o quão longe uma empresa está de cumprir os objetivos na primeira etapa. Por exemplo, a taxa de conversão de uma landing page.

Já a terceira ação possui caráter preventivo. Por vezes, as métricas podem ser enganosas e, por vaidade, é bem comum medir o KPI por elas.

Um bom exemplo disso são métricas favoráveis de engajamento nas redes sociais, que não refletem as métricas de conversão, as quais estão baixas e representam a realidade das vendas de uma empresa.

KPIs em ações de Marketing

Uma característica do marketing é o hábito que os profissionais dessa área tem de analisar tudo. Usar KPIs para verificar se as ações de marketing são condizentes com a empresa e se realmente a carrega até seus objetivos, é uma tática muito inteligente.

Para usar os KPIs no marketing é preciso seguir os mesmos passos acima, quais sejam, traçar objetivos concretos e identificar os dados importantes, sempre com atenção para não cair nas armadilhas das métricas “falsas”, de vaidade.

No marketing, em especial, deve ser implementado o modelo da atribuição, o qual acompanha os KPIs em todas as fases das ações de marketing. Assim, é possível mensurar se a captação de leads rende conversões ao cabo do funil de vendas.

Quais são os KPIs de vendas ideais para otimização da equipe de vendas

Assim como no marketing, e em cada setor da empresa, é necessário aplicar parâmetros para que o desempenho da equipe de vendas melhore constantemente. Através de dados, de números sobre ações específicas, é possível identificar problemas de maneira cirúrgica, de forma a saná-los.

Através dos KPIs também é possível inventar soluções criativas para processos tradicionais.

Taxa de conversão

Feito para uma análise ampla do processo de vendas, a taxa de conversão é o parâmetro mais usado e conhecido nas empresas. Ele mede a relação de sucesso entre as etapas de captação de lead, prospecção e as vendas fechadas, isto é, a conversão.

Se há algum problema ao longo da captação e prospecção, isso reflete no volume de conversões de maneira sensível. Pode haver algo errado com as táticas de venda e prospecção, que o KPI ajuda a descobrir, avaliar e consertar.

Valor médio de venda

O grande objetivo das vendas é gerar receita para empresa, isto é inegável. Mas, dentro da mesma equipe de vendas, há membros que geram mais e menos receita.

Porém, quando a venda é contabilizada de uma vez só, é quase impossível saber do desempenho individual de cada vendedor na geração de receita.

Sendo assim, o KPI do valor médio de renda funciona ao pegar a receita gerada todo mês por cada vendedor, dividida pelo número de vendas feitas.

O acesso a esses números atribuídos a cada vendedor permite que você faça um perfil de cada um, de forma que adaptações sejam feitas individualmente.

Tempo de rampeamento da equipe de vendas

Também chamado de Ramp-up, esse KPI é usado para medir em quanto tempo a equipe de vendas atinge suas metas. Ao ter esse dado em mãos, é possível verificar o quanto os vendedores precisam trabalhar para cumprir as metas, ou se é o caso de contratar novos vendedores.

É importante estabelecer a meta em quantidade e prazo a ser atingido, para ter um parâmetro de análise objetivo.

Taxa de conversão por lead gerada

Este é capaz de estimar valores. É preciso fazer um cálculo dos parâmetros referentes as equipes de marketing e vendas com base nos meses anteriores.

De acordo com o número de leads gerados nos meses anteriores, a empresa é capaz de prever uma média de conversões para o mês que entra.

Parâmetro do valor bruto de vendas

Esse é de extrema importância, visto que demonstra um valor elementar em relação ao sucesso da equipe de vendas.

É preciso medir o valor bruto das vendas mensalmente, tanto de forma coletiva, isto é, da equipe de vendas, quanto de forma individual, ou seja, de cada vendedor. Assim, torna-se possível criar um ambiente saudável, com metas periódicas e boas comissões para os melhores profissionais do time.

Entender a fundo como funciona a equipe de vendas de sua empresa leva tempo, já que para determinar os KPIs, e os seus valores, também requer tempo. Quando mais parâmetros são colocados, mais fácil se torna identificar problemas ou estimar os sucessos.

Gradualmente, sem jamais deixar de aplicar os KPIs, você conquistará uma equipe de vendas forte, entrosada, otimizada, acostumada e trazer resultados positivos.

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